Shopware 6: Telefonbestellungen und manuelle Aufträge erfassen – wann der manuelle Weg nicht mehr reicht

Dieser Artikel ist Teil unserer Serie zum Thema Shopware 6 Import und Schnittstellenanbindung. Den vollständigen Überblick über alle Import-Methoden finden Sie im Hauptartikel.

Im B2B-Alltag läuft ein erheblicher Teil der Bestellungen nicht über den Online-Shop. Kunden rufen an, schicken eine E-Mail, schicken ein Fax oder geben ihre Bestellung persönlich durch. Das ist keine Ausnahme, das ist für viele Unternehmen der Normalfall. Das Problem ist nicht, dass diese Bestellungen manuell eingehen. Das Problem ist, was danach damit passiert.

Wer keine strukturierte Lösung hat, landet unweigerlich bei denselben Symptomen: Bestellungen in E-Mail-Ordnern, Notizen auf Zetteln, Tabellen die niemand pflegt, und Lagerbestände im Shop die nicht der Realität entsprechen. Dieser Artikel erklärt, wie manuelle Bestellungen in Shopware 6 korrekt erfasst werden, welche Grenzen der manuelle Weg hat, und wann eine strukturierte Lösung sinnvoller ist.

Warum manuelle Bestellungen in Shopware erfasst werden sollten

Der naheliegendste Grund ist die Bestandsführung. Wenn eine Telefonbestellung nicht in Shopware eingetragen wird, weiß das System nicht, dass Ware reserviert oder verkauft ist. Das Ergebnis sind Überverkäufe: ein Kunde bestellt online ein Produkt, das tatsächlich schon telefonisch vergeben wurde.

Der zweite Grund ist die Prozesseinheitlichkeit. Wenn alle Bestellungen, unabhängig vom Eingangskanal, denselben Weg durch Shopware nehmen, profitiert das gesamte Team davon: Lager, Versand, Buchhaltung und Kundenservice arbeiten mit denselben Daten aus derselben Quelle.

Der dritte Grund ist die Auswertbarkeit. Bestellungen, die nicht im System stehen, tauchen in keiner Auswertung auf. Wer seinen tatsächlichen Umsatz, seine meistverkauften Produkte oder seine aktivsten Kunden analysieren will, braucht vollständige Daten, nicht nur die Online-Bestellungen.

Wie manuelle Bestellungen in Shopware 6 angelegt werden

Shopware 6 erlaubt die manuelle Anlage von Bestellungen direkt in der Administration. Der Weg dorthin: Administration öffnen, unter "Bestellungen" auf "Bestellung anlegen" klicken. Von dort aus kann ein bestehender Kunde gesucht oder ein neuer Kunde direkt angelegt werden. Produkte werden über die Artikelnummer oder den Produktnamen gesucht und hinzugefügt. Mengen und Preise können angepasst werden, etwa wenn ein Telefonkunde einen ausgehandelten Sonderpreis bekommt.

Die so angelegte Bestellung läuft anschließend durch denselben Prozess wie eine Online-Bestellung: Bestandsabzug, Auftragsbestätigung, Übergabe an Lager und Versand. Für den Rest des Teams ist es nicht erkennbar, ob die Bestellung online oder per Telefon eingegangen ist.

Das ist die sauberste Lösung für gelegentliche manuelle Bestellungen, weil keine zusätzliche Software notwendig ist und der Prozess vollständig in Shopware abgebildet wird.

Wo der manuelle Eintrag an seine Grenzen stößt

Der manuelle Eintrag über die Shopware-Administration ist für gelegentliche Telefonbestellungen geeignet. Bei höherem Volumen oder spezifischen Anforderungen zeigen sich Grenzen, die sich nicht mit mehr Sorgfalt lösen lassen, sondern eine andere Lösung erfordern.

Geschwindigkeit. Eine Bestellung manuell in Shopware anzulegen dauert, je nach Produktanzahl und Kundensituation, zwischen drei und zehn Minuten. Bei fünf Bestellungen täglich ist das vertretbar. Bei zwanzig Bestellungen täglich bindet das eine erhebliche Menge an Mitarbeiterzeit, die für andere Aufgaben fehlt.

Fehleranfälligkeit bei der Übertragung. Wer eine mündlich oder per E-Mail aufgegebene Bestellung manuell in ein System einträgt, macht Fehler. Falsche Mengen, falsche Artikelnummern, falsche Lieferadressen. Diese Fehler fallen oft erst auf, wenn die Ware beim Kunden ankommt, also zu spät für eine einfache Korrektur.

Keine strukturierte Datenübernahme. Wenn Bestellungen per E-Mail als Tabelle, als PDF oder in einem proprietären Format eingehen, muss jemand diese Daten manuell aus dem einen Format in das andere übertragen. Das ist Arbeit, die kein Mehrwert erzeugt und die vollständig automatisierbar wäre.

Skalierung bei Wachstum. Ein Prozess, der bei zehn manuellen Bestellungen pro Woche funktioniert, bricht bei hundert zusammen. Wenn das Unternehmen wächst, wächst der manuelle Aufwand linear mit, statt durch bessere Prozesse aufgefangen zu werden.

Szenarien und was jeweils sinnvoll ist

Gelegentliche Telefonbestellungen, unter 5 täglich. Der manuelle Eintrag über die Shopware-Administration ist ausreichend. Kein Entwicklungsaufwand, kein zusätzliches Tool, der Prozess ist handhabbar.

Regelmäßige Telefonbestellungen, 5 bis 15 täglich. Ein strukturierter Fast-Order-Workflow in Shopware, bei dem ein Mitarbeiter eine Bestellung schneller anlegen kann als über den Standard-Weg, reduziert den Zeitaufwand deutlich. Das ist ein überschaubares Entwicklungsprojekt mit direktem Effekt auf die tägliche Arbeitszeit.

Bestellungen per E-Mail als strukturierte Datei, also Excel, CSV oder ähnliches. Wenn Kunden ihre Bestellungen als Datei schicken, ist eine automatische Verarbeitung dieser Dateien über die Shopware Admin API sinnvoll. Die Datei wird eingelesen, die Bestellung wird automatisch in Shopware angelegt, ohne manuelle Übertragung.

Bestellungen aus einem externen System, also ERP, CRM oder Warenwirtschaft. Wenn Bestellungen bereits in einem anderen System erfasst werden und von dort nach Shopware übertragen werden sollen, ist eine API-Anbindung zwischen den Systemen die richtige Lösung. Shopware fungiert dann als Ausführungssystem für Bestellungen, die anderswo entstehen.

Was eine technische Lösung in der Praxis leisten kann

Eine gut gebaute Lösung für den automatisierten Import manueller Bestellungen nimmt den Daten-Eingang entgegen, egal ob per FTP, E-Mail-Anhang oder API-Call, liest die Bestelldaten aus, prüft sie auf Vollständigkeit und Korrektheit, legt die Bestellung in Shopware an, und sendet eine Bestätigung oder einen Fehlerbericht zurück.

Was dabei wegfällt: die manuelle Übertragung, die Tippfehler, die Verzögerung zwischen Bestelleingang und Erfassung im System, und die Abhängigkeit davon, dass genau die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt verfügbar ist.

Was dabei bleibt: vollständige Bestelldaten in Shopware, korrekte Bestandsführung, einheitliche Prozesse für alle Bestellkanäle.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Die Entscheidung, ob und wann eine technische Lösung sinnvoll ist, hängt von zwei Faktoren ab: dem tatsächlichen Volumen manueller Bestellungen und dem Format, in dem diese Bestellungen eingehen.

Wer fünf Telefonbestellungen pro Woche hat, braucht keine Automatisierung. Wer zwanzig strukturierte Bestellungen pro Tag per E-Mail bekommt und sie alle manuell einträgt, zahlt täglich für einen Prozess, der sich in wenigen Wochen amortisieren würde.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, auf welcher Seite dieser Grenze Sie stehen, hilft eine kurze Analyse des aktuellen Prozesses. Wie viele manuelle Bestellungen gehen täglich ein? Wie lange dauert die Erfassung pro Bestellung? Wie hoch ist die Fehlerrate? Diese drei Zahlen reichen aus, um zu beurteilen, ob eine Investition in Automatisierung sinnvoll ist.

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Was ich für Sie bauen kann

Ich entwickle Lösungen für den automatisierten Import manueller Bestellungen in Shopware 6, von der einfachen Datei-Verarbeitung bis zur vollständigen API-Anbindung an externe Systeme. Wenn Sie einen manuellen Bestellprozess haben, der zu viel Zeit kostet oder zu viele Fehler produziert, schaue ich mir Ihre konkrete Situation gerne an und sage Ihnen, welcher Ansatz für Sie sinnvoll ist.

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